Quando utilizar um BPMS?

Qual a diferença entre os BPMSs e outras ferramentas disponíveis no mercado?

Quais necessidades são idealmente atendidas com a implantação de um BPMS? Algum departamento específico na empresa? Alguma rotina particular? Algum nicho de mercado?

E qual o objetivo do uso deste tipo de sistema? Substituir outros sistemas? Otimizá-los? Complementá-los?

Por que eu pensaria em um BPMS se já tenho tantos outros Softwares dentro de minha empresa???

 

Antes de iniciarmos esta conversa, é preciso separar bem duas coisas: uma coisa é o conceito de BPM, que é algo bastante amplo, abrangente e eu diria até filosófico. Outra coisa são as ferramentas de apoio a BPM, os chamados BPMSs, que podem ser usados para apoiar integralmente uma iniciativa de BPM ou apenas para apoiar “subpartes” deste “todo”. O foco neste artigo serão os BPMSs.

 

Primeiramente, apenas para nos aquecermos, um pouco de filosofia (tentando explicar a diferença entre BPM e outros conceitos):

Desde os tempos de René Descartes, e de seu método cartesiano, que as ciências em geral (e não só as ciências) veem seguindo fortemente uma única tônica: dividir e especializar. E, assim, hoje temos sistemas e metodologias para relacionamento com clientes, sistemas e metodologias para suporte à logística, para suporte fiscal, para suporte contábil, para vendas, para compras, para isso, para aquilo e, mais recentemente e a cada dia mais, para recebimento e tratamento de reclamações de clientes!

E BPM, na contra mão dessa filosofia (dividir e especializar), prega a integração e a contextualização (visão holística, e não “feudal”).

Um pouco abstrato demais? Então vamos tentar concretizar um pouco o texto anterior respondendo melhor aos outros 2 pontos questionados: necessidade e objetivo do uso de um BPMS.

Eu, particularmente, vejo 3 necessidades objetivos básicos de aplicação de BPMSs:

1) Necessidade de desenvolvimento rápido de sistemas:

Os sistemas de apoio a BPM disponíveis oferecem uma estrutura bastante robusta para desenvolvimento, personalização e integração. Por isso, podem sim até mesmo serem usados com o objetivo de criar sistemas inteiros para apoiar a execução dos processos em uma empresa.

Entretanto, não podemos esquecer que, muitas vezes, um processo pode ser bastante complexo e conter inúmeras regras, exceções, cálculos e validações. Tentar superar, através de um sistema feito “do zero”, sistemas de mercado que venham sendo desenvolvidos, evoluídos e validados ao longo de décadas pode não ser uma boa estratégia.

Porém, para processos com características muito particulares ou até mesmo com “orçamentos” que não comportem grandes soluções de mercado, talvez valha a pena sim apostar no apoio de um BPMS (logicamente que é preciso realizar um estudo, já que a aquisição de ferramentas BPMS e sua implantação também podem ser bastante caras).

2) Necessidade de complementação de sistemas:

Apesar de todas as vantagens das grandes soluções de mercado como, por exemplo, os famosos ERPs (algumas destacadas no item anterior), muitas vezes elas se tornam um tanto “monolíticas” e “engessadas”, algo muito bom quando aquilo que está ali consolidado é exatamente o que você precisa pelo valor exato que você pode pagar, porém, algo que pode se tornar uma grande dor de cabeça em outras situações.

Nestas situações, a estrutura mais “líquida” dos BPMSs pode ser um importante complemento à rigidez monolítica de outras soluções, podendo ser utilizadas com o objetivo de cobrir lacunas por elas deixadas e acrescentar funcionalidades às quais elas não se propõem.

3) Contextualização:

E, por último, citarei a característica que considero mais importante, tanto pensando nos aspectos tecnológicos envolvidos em BPM quanto no conceito geral: BPM é um importante recurso para contextualização.

 

Mas… como assim?

 

Bem, quantas vezes você já viu processos de venda serem controlados, monitorados medidos e avaliados? E quantas vezes você já viu isso ocorrer com processos de produção? Muitas? Inúmeras? Dificilmente uma empresa funciona sem medir nem venda nem produção.

 

Mas, por outro lado, quantas vezes você já viu indicadores de venda e indicadores de qualidade na produção sendo tratados como partes de uma única coisa? Quantas vezes a estrutura de monitoração permitia perceber claramente como um indicador afetava o outro e o quanto os objetivos de ambas as áreas eram coerentes? Afinal, estamos falando de uma única empresa, estamos falando de um único objetivo final: atender bem aos consumidores, tanto de produtos quanto de serviços. Mas encontrar isso já é bem mais difícil!

 

E é disso que BPM tem que tratar. Trazer unidade ao que o tempo fragmentou e “especializou”.

CONCLUINDO: Por sua flexibilidade e estruturação, um BPMS pode ser utilizado em inúmeras circunstâncias, não precisa (e não deve!) ficar restrita a “silos” específicos e nem implementar apenas funcionalidades triviais.

E é por isso que um BPMS é uma certeza de diferencial competitivo para qualquer empresa; ele é tanto um sistema por si só quanto uma “potencialização”, complementaçãoe/ou integração para outros sistemas.

Contudo, não podemos esquecer que o objetivo maior do BPM (se aplicado na íntegra) é fazer com que o todo seja muito mais do que a simples soma das partes!

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